Mehr als ein Dateisystem
add.min® DMS

 

add.min® DMS versus Dateisystem

Das add.min® Dokumenten Management System (DMS) ist optional als Modul in add.min® CMS integrierbar und dient der Dokumenten- und Dateiverwaltung. Obwohl auch separat bedienbar, ist add.min® DMS zu 100% in add.min CMS eingebunden. Der Upload und Download von Dokumenten kann bequem im CMS erfolgen. Alle Dokumente aus dem DMS können direkt in add.min® CMS eingebunden und somit auf den damit erstellten Seiten angezeigt oder zum Download ausgegeben werden.

Dokumenten Attribute

Der wesentliche Unterschied zwischen add.min® DMS und dem "normalen" Dateisystem (z.B. Windows Explorer) besteht darin, dass bei add.min® DMS ein Dokument nicht einfach in einen Ordner geschoben wird. Beim Einstellen eines Dokuments in add.min® DMS werden unterschiedliche - definierbare - Attribute abgefragt. Während beim Ablegen im Dateisystem oft nur das Erstellungsdatum und der Dateiname einer Datei als Attribut gespeichert werden, kann das Dokument vor der Ablage/ dem Einchecken in add.min® DMS mit einer Vielzahl von Attributen versehen werden, die das Katalogisieren und Suchen von Dokumenten später deutlich vereinfachen. So kann z.B. erfasst werden, zu welcher Arbeitsgruppe das Dokument gehört, ob es vertraulich ist, ob es ein Entwurf ist, und Vieles mehr. 

 

Versionierung

Ein großer Vorteil ist auch die Versionierung von Dokumenten. Vor dem Bearbeiten eines Dokuments muss dieses zunächst ausgecheckt werden. Damit ist es für andere Anwender zur Bearbeitung gesperrt, um zu verhindern, dass mehrere User an einem Dokument arbeiten und Änderungen gegenseitig überschrieben werden. Nach der Bearbeitung wird das Dokument dann wieder eingecheckt und erhält eine Versionsnummer. So wird von einem Dokument nach jedem Aus- und wieder einchecken eine neue Version erzeugt. Damit ist es mit Hilfe einer integrierten History jederzeit möglich, auf ältere Versionen eines Dokuments zurückzugreifen.

 

Performance

Durch die Portierung von add.min® DMS auf ASP.NET Web-API und Angular 5 konnte ein Meilenstein in puncto Performance und Bedienerfreundlichkeit erzielt werden: Egal ob nur einige hundert oder zigtausend Dokumente zu verwalten sind - das add.min® DMS läuft stets flüssig und die Bedienung bereitet Freude.

Eine Vielzahl von Pluspunkten durch add.min® DMS

Dateiattribute

Beim Einstellen von Dokumenten in add.min® DMS werden die vorher definierten Dateiattribute abfragt. Anhand dieser Attribute können Dokumente katalogisiert oder gesucht werden.

Dateivorschau

Für Bilder, PDFs und Texte existiert eine Dateivorschau für einen schnellen Überblick.

Suche

Über eine vorschlagende Volltextsuche werden sowohl Dokumenteninhalt als auch Dokumenteneigenschaften durchsucht. Die Suche erfolgt über komfortable Suchmasken.

Workflow

Das Auschecken eines Dokuments vor dessen Bearbeitung verhindert eine gleichzeitige Bearbeitung durch andere. Erst nach abgeschlossener Bearbeitung und dem Einchecken / Publizieren steht das Dokument wieder berechtigten Usern zur Verfügung.

History

Für alle Dateien existiert eine History. Diese zeigt alle Versionen / Bearbeitungsstände eines Dokuments in einer Dateiliste an. Damit kann man jederzeit auf alte Versionsstände zurückgreifen.

Rechteverwaltung und Projektarbeit

Rechte auf Dateien und Ordner sind vererbbar oder separat anwendbar Grundlegende Arbeitsgruppenrechte werden aus add.min® CMS übernommen Mit einem durchdachten Rechtesystem und dem dazugehörigen Workflow eignet sich add.min® DMS zudem hervorragend für die Projektarbeit in Arbeitsgruppen.

Sicherheit

In add.min® DMS werden Dokumente in einer Datenbank abgelegt. Dies erleichtert den Aufwand für Backups.

Statistik

Über eine integrierte Statistik lässt sich z.B. die Anzahl der Downloads auswerten.

Abonnements

Damit Sie über Änderungen an Dokumenten informiert werden, können Sie bestimmte Kategorien von Dokumenten/ bestimmte Ordner abonnieren. Dadurch werden Sie per E-Mail benachrichtigt, falls sich ein Dokument aus dieser Kategorie geändert hat.

Schnittstelle zu externen Anwendungen

Die add.min® DMS Web-API wurde von uns so konzipiert, dass sie auch von externen Anwendungen mühelos genutzt werden kann. Dadurch wird add.min® DMS zu einem universalen Datenmanagement-System, das auch für Ihre spezielle Anwendung nutzbar ist.

add.min® DMS - auch als App erhältlich

 add.min® DMS - auch als App erhältlich

Als ergänzende App für das add.min® DMS haben wir mit dem SalesCompanion2Go ein komfortables Backend für mobile Geräte entwickelt. SalesCompanion2Go ist ein Dokumentenmanagement für Ihren Vertrieb. Damit versorgen Sie Ihre Vertriebspartner, Sales Manager oder Endkunden mit aktuellen Dokumenten zu Produktinformationen, Verkaufsschulungen, Produktpräsentationen und/oder Videostreams. Die Dokumente stehen offline zur Verfügung.

Ausführliche Informationen zu SalesCompanion2Go erhalten Sie unter:

www.salescompanion2go.de

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